Le E-mail ai tempi di smartphone e tablet
Come ogni altro aspetto legato al web anche l’approccio alle email è cambiato molto nel corso degli ultimi anni.
Fino a non molto tempo fa gli utenti possedevano diverse caselle di posta elettronica, spesso associate al servizio di connettività (Adsl o Dialup che fosse) ma tante volte anche di domini con nomi più o meno divertenti. Anche la scelta del nome utente era alquanto variegata e spesso le combinazioni scelte non risultavano poi così adatte ad un uso professionale.
Anche in ambito aziendale la “moda” era quella di creare un indirizzo email non solo per ogni ufficio o reparto, ma spesso anche una per ogni singola funzione.
La prima grande trasformazione nelle abitudini dell’uso dell’email è stata agevolata dal principale male di questo sistema, ossia lo SPAM.
Le caselle diventavano in fretta contenitori di email inutili, messaggi pubblicitari non richiesti e nella maggior parte dei casi nemmeno graditi. Centinaia di newsletter ogni giorno andavano ad intasare le caselle, fino al punto che queste venivano abbandonate dai loro creatori: troppo tempo da dedicarci per non trovarci mai nulla di utile.
Questa prima trasformazione ha portato ad una drastica riduzione del numero di caselle “per abitante” fino ad arrivare all’uso di oggi dove ognuno di noi ha in ambito privato una, massimo due caselle: la seconda generalmente utilizzata “per le registrazioni online ai siti”.
Certo che anche i fornitori sono cambiati: Google, ma anche Microsoft (ci aveva provato con poco successo anche Facebook) con i loro prodotti (ossia GMAIL e OUTLOOK) ci hanno dato strumenti quasi del tutto privi di SPAM, accessibili ovunque, affidabili; l’unico limite la privacy, ma a quella oramai abbiamo già rinunciato.
Proprio il fatto che i nostri smartphone e tablet siano diventati i media preferiti per la lettura delle email, ha portato ad un altro cambiamento rilevante, ossia l’assoluta necessità di usare le nostre email (private o aziendali che siano) in IMAP.
Il protocollo IMAP in parole povere, lascia le nostre email depositate su un server centrale e sincronizza tutti i dispositivi in modo che siano sempre a disposizione. In questo modo possiamo lavorare in ufficio, continuare a rispondere ad una email “veloce” dallo smartphone e finire il lavoro dal tablet, trovando al nostro ritorno in ufficio, tutto il lavoro fatto in mobilità presente sul nostro PC.
Per quanto questa tecnologia sia ormai radicata (Gmail funziona proprio così..) capita ancora oggi in ambito aziendale che il protocollo IMAP non sia usato.
I vantaggi sono evidenti:
- Le email non risiedono sul PC dell’ufficio e quindi non si può perdere anni di lavoro per colpa di un virus o di un guasto
- E’ possibile accedere via smartphone, tablet o webmail alla nostra email aziendale senza correre il rischio di perdere nulla (ne posta in arrivo che inviata)
- Talvolta le società di hosting offrono un backup giornaliero o settimanale della posta
- La caselle può essere letta su più PC contemporaneamente
Tecnologicamente l’uso dell’IMAP non comporta costi aggiuntivi per chi fornisce il servizio quindi non sono ragionevoli costi aggiuntivi per l’attivazione dell’IMAP.
